SBM Offshore entre dans l'ère de la téléprésence

Près du port de Fontvieille, dans la principauté de Monaco, se situe un des principaux bureaux du groupe SBM Offshore. C'est là qu'officie une partie de l'équipe SI du groupe. Leader mondial de conception et d'ingénierie de systèmes flottants pour la production en mer de pétrole et de gaz, SBM Offshore compte 42 sites dans 15 pays. L'entreprise possède un large portefeuille de grands clients comme ExxonMobil, Chevron, BP, Total ou Shell, et évolue sur un marché concurrentiel où les solutions innovantes sont attendues tant pour assurer un haut niveau de sécurité que pour réduire les coûts de production.

Les déplacements constituent une part importante des frais généraux de cette société de quelque 5 000 salariés (dont un tiers de nomades), de 47 nationalités, certains réalisant jusqu'à quarante voyages par an sur long-courrier. Très vite alors s'est posée la question de l'optimisation de ce poste : réduction des coûts et recherche d'un meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle, sans pour autant sacrifier le travail en mode projet entre les sites distants. Pour atteindre ces objectifs, SBM a choisi d'équiper quatre de ses sites de la solution Cisco TelePresence System 3000 déployée et gérée par Orange Business Services. Retour sur une opération conduite en moins d'un an !

début 2008 : lancement de la réflexion sur la refonte du système de visioconférence

« En 1998, nous nous sommes équipés de solutions de visioconférence, introduit Guillaume Ramey, directeur des systèmes d'information de SBM Offshore. À l'époque, nous étions en avance sur notre temps. En 2008, la qualité n'était plus au rendez-vous : coupures fréquentes lors des séances et qualité de son moyenne. Il fallait rénover ce service. »
À l'affût des dernières innovations, l'équipe SI se rend chez trois constructeurs. La solution Cisco TelePresence System 3000 les impressionne. « J'avais déjà entendu parler de cette génération de téléconférence sans être vraiment convaincu, reprend Guillaume Ramey, mais j'ai pu me rendre compte que la technique avait beaucoup évolué. Comme lors de cette expérience unique de réunion virtuelle, avec l'impression étonnante d'avoir nos interlocuteurs face à nous, dans la même pièce. » Décision est prise alors de monter le projet et de le présenter à la direction générale.

premier semestre 2008 : élaboration du projet et présentation à la direction

« Si, en son temps, la visioconférence s'était naturellement imposée, il s'agissait maintenant de convaincre la direction du bien-fondé d'un système onéreux au premier abord », explique Guillaume Ramey. L'équipe IT de SBM doit prouver que le système offre de réels avantages différenciants avec, de surcroît, un retour sur investissement rapide. Accompagnée d'Orange Business Service pour la définition des besoins et l'orientation des choix technologiques, l'équipe rédige le dossier. Quelques mois plus tard, la direction donne son accord. « Le sujet était passionnant, et nous étions fiers d'en être les initiateurs et les promoteurs. C'est le rôle du département informatique de devancer les attentes et d'identifier les solutions qui donneront de l'avance à l'entreprise. »

mi-septembre 2008 : signature du projet avec Orange Business Services et Cisco

Après avoir consulté trois constructeurs, le choix se porte sur Cisco en raison de son avance dans le domaine, de la performance de son système, de la meilleure qualité d'image offerte et de la réputation de l'entreprise. Le projet étant important, SBM Offshore ne souhaite cependant pas l'implémenter seul et opte pour l'option de pilotage offerte par Orange Business Services. Déjà chargé du réseau informatique, Orange Business Services devient alors l'interlocuteur unique de SBM Offshore avec pour mission la gestion du projet, le conseil, le déploiement, les services de réseau et le support opérationnel. « Nous avons été missionnés en amont du projet pour définir les besoins de SBM Offshore, explique Philippe Lopez, responsable du compte client SBM Offshore chez Orange Business Services. Nous sommes chargés de son déploiement et nous continuerons à proposer des idées pour faire évoluer le système. Cet accompagnement vertical doit aider l'entreprise à choisir des solutions à la fois innovantes et efficientes. »

novembre 2008 - janvier 2009 : déploiement de la visioconférence sur quatre sites

En trois mois, les sites de Houston (États-Unis), Kuala Lumpur (Malaisie), Monaco et le siège social à Schiedam (Pays-Bas) sont équipés. « Le réseau étant récent, l'intégration s'est déroulée dans de bonnes conditions, explique Philippe Lopez. Nous avons également veillé à la mise en conformité des salles. » Vint ensuite l'étape de la formation des utilisateurs : c'est simple, il suffit de réserver un créneau et, le moment venu, d'appuyer sur un bouton du terminal téléphonique de la salle pour commencer la conférence. Un déclenchement automatique de la réunion à l'heure prévue est aussi possible. « L'idée était surtout de promouvoir l'outil auprès des collaborateurs », ajoute Guillaume Ramey.

2009 : analyse des bénéfices constatés et réflexion sur l'élargissement de la couverture

SBM Offshore a rapidement constaté les bénéfices de cette installation : 120 000 dollars par mois en frais de transport et d'hébergement ont été économisés dès les premiers mois ; les salariés sont moins fatigués, et l'entreprise a gagné ainsi 1 000 heures de travail, hier perdues dans les salles d'attente ou les transports ; enfin, SBM Offshore a enregistré une baisse significative de ses émissions de carbone, avec une réduction attendue de 1 000 tonnes de CO2 pour la première année, en tenant compte de la consommation d'énergie des salles. « Aujourd'hui, 2 700 personnes ont accès à la téléprésence, conclut Guillaume Ramey. Avec Orange Business Services, nous commençons à réfléchir aux prochains sites que nous équiperons, notamment en Angola et au Brésil. Dans certains pays, nous rencontrerons un problème de réseau de communication terrestre peu performant. C'est donc un nouveau challenge qui s'ouvre à nous ! »